Interim Manager Kosten: Die Rechnung gegen die Festanstellung

Dein Vertriebsleiter hat gekündigt. Die Stelle ist ab dem Ersten des nächsten Monats leer. Jetzt stehen zwei Wege im Raum: neu besetzen oder einen Interim Manager holen. Die meisten Geschäftsführer vergleichen dann zwei Zahlen: Tagessatz gegen Monatsgehalt. Diese Rechnung ist falsch, weil sie drei Kostenblöcke vergisst.

Was ein Interim Manager wirklich kostet

Beginnen wir mit der sichtbaren Zahl. Die DDIM, der Dachverband der Branche, weist für 2024 einen durchschnittlichen Tagessatz von rund 1.300 Euro aus. Die Spanne reicht laut Marktstudie von 700 bis 2.500 Euro. Für Geschäftsführungs- und Vorstandsmandate liegen die Sätze am oberen Ende. Eine Auswertung der Heuse-Erhebung nennt für Generalisten und CEO-Rollen im Schnitt knapp 1.500 Euro.

Auf meiner Seite zu Interim Management nenne ich für KMU eine Bandbreite von 1.200 bis 2.500 Euro pro Tag. Das deckt sich mit den Verbandsdaten. Entscheidend ist aber nicht der Tagessatz, sondern das Volumen: Wie viele Tage pro Woche, wie viele Monate?

Ein Mandat läuft laut DDIM in fast zwei Dritteln der Fälle zwischen drei und zwölf Monaten. Im KMU sind zwei bis vier Tage pro Woche üblich. Daraus ergibt sich eine klare Gesamtzahl, die du vor dem Start kennst. Keine Sozialabgaben, keine Abfindung, keine Kündigungsfrist von sechs Monaten.

Die drei unsichtbaren Kosten der Festanstellung

Eine Festanstellung wirkt auf dem Papier günstiger. Das liegt daran, dass drei Posten in keiner Gehaltstabelle auftauchen.

1. Vakanzkosten. Jeder Tag ohne Vertriebsleitung kostet Umsatz. Deals bleiben liegen, niemand führt das Team, niemand entscheidet über Preise. Robert Half zitiert aus Daten der Bundesagentur für Arbeit eine durchschnittliche Vakanzzeit von 141 Tagen. Fast die Hälfte aller Stellen bleibt länger als drei Monate offen. Bei Führungspositionen ist die Suche selten schneller.

2. Time-to-Hire. Suche, Interviews, Verhandlung, Kündigungsfrist des neuen Kandidaten. Von der Ausschreibung bis zum ersten Arbeitstag vergehen bei Führungskräften oft vier bis neun Monate. Dazu kommen die Kosten der Suche selbst: Anzeigen, Personalberater, deine eigene Zeit in Interviews.

3. Fehlbesetzung. Das ist der teuerste Posten, und er wird am seltensten gerechnet. Die Schätzungen schwanken je nach Quelle von der Hälfte bis zum Mehrfachen eines Jahresgehalts. Marcus Reif nennt für Teamleitungen 50.000 bis 100.000 Euro, für Top-Management sechsstellige Beträge. Der Grund: Gehalt, Einarbeitung, Produktivitätsverlust und ein zweiter Suchprozess summieren sich.

Diese drei Posten fallen beim Interim Manager fast weg. Er startet in ein bis zwei Wochen. Er bringt die Erfahrung mit, die eine Fehlbesetzung unwahrscheinlich macht. Und wenn es nicht passt, endet das Mandat mit kurzer Frist.

Ein Rechenbeispiel für ein KMU

Alle Zahlen in diesem Abschnitt sind Beispielannahmen, keine Marktdaten. Rechne sie mit deinen eigenen Werten nach.

Ausgangslage: Ein Unternehmen mit 60 Mitarbeitenden sucht eine Vertriebsleitung. Das Team erzielt 4 Millionen Euro Jahresumsatz.

Variante A: Festanstellung

• Jahresgehalt: 110.000 Euro brutto, plus rund 20 Prozent Arbeitgeberanteil = 132.000 Euro
• Recruiting über Personalberater: angenommen 27.000 Euro
• Time-to-Hire: 6 Monate bis zum ersten Arbeitstag
• Vakanzkosten: angenommen 5 Prozent Umsatzverlust in 6 Monaten = 100.000 Euro
• Einarbeitung: 3 Monate, bis die Person voll wirksam ist

Kosten im ersten Jahr nach Kündigung: rund 259.000 Euro. Davon entfallen 132.000 Euro auf das Gehalt. Der Rest ist Wartezeit. Und volle Wirkung gibt es erst ab Monat 9.

Variante B: Interim Manager

• Tagessatz: 1.600 Euro, 3 Tage pro Woche
• Dauer: 6 Monate, rund 78 Einsatztage = 124.800 Euro
• Start: in 2 Wochen
• Vakanzkosten: 2 Wochen statt 6 Monate

Kosten für 6 Monate: rund 125.000 Euro. Wirkung ab Woche 3. Danach ist die Stelle immer noch zu besetzen. Aber jetzt in Ruhe, mit einer laufenden Struktur, und mit jemandem, der die Einarbeitung des Nachfolgers begleitet.

Was die Rechnung zeigt: Der Interim Manager kostet pro Monat mehr als ein Angestellter. Über die Vakanzphase gerechnet kostet er weniger. Wie hoch dein Umsatzverlust in der Vakanz wirklich ist, weißt nur du. Setze die Zahl ehrlich ein, dann kippt das Ergebnis meist in eine klare Richtung.

Wann die Festanstellung trotzdem gewinnt

Ich will fair bleiben. Es gibt drei Situationen, in denen die Festanstellung die bessere Wahl ist.

• Die Rolle ist dauerhaft und stabil. Wenn du eine Vertriebsleitung für die nächsten fünf Jahre brauchst und das Geschäft läuft, ist Interim ein teurer Umweg.
• Du hast einen internen Kandidaten. Jemand aus dem Team kann die Rolle übernehmen und braucht nur Begleitung. Dann ist Coaching günstiger als jede externe Besetzung.
• Es gibt keinen Zeitdruck. Wenn die Vakanz keinen Umsatz kostet, entfällt der größte Hebel der Interim-Rechnung.

Umgekehrt ist Interim die richtige Wahl in drei Fällen: Die Situation ist dringend, der Bedarf ist zeitlich begrenzt, oder es fehlt Erfahrung, die intern niemand hat. Ein Turnaround, eine CRM-Einführung, eine Skalierungsphase. Wie so ein Mandat konkret abläuft, beschreibe ich im Artikel zu den ersten 90 Tagen im Turnaround.

Checkliste: Deine eigene Rechnung in 15 Minuten

Nimm ein Blatt Papier und beantworte diese Fragen mit echten Zahlen.

1. Wie viel Umsatz hängt an der offenen Rolle pro Monat?
2. Wie viele Monate dauert eine Besetzung realistisch, inklusive Kündigungsfrist?
3. Was kostet die Suche: Anzeigen, Berater, deine Interviewzeit?
4. Was kostet dich ein Fehlgriff, wenn nach 8 Monaten klar ist, dass es nicht passt?
5. Was kostet ein Interim Manager für die Überbrückung: Tagessatz mal Tage?
6. Was ist die Rolle in 12 Monaten wert, wenn sie ab Woche 3 besetzt ist?

Lege beide Summen nebeneinander. Die Antwort ist selten knapp.

Fazit

Der Tagessatz eines Interim Managers erschreckt auf den ersten Blick. Die Vakanz erschreckt nicht, weil sie keine Rechnung schickt. Rechne beides mit eigenen Zahlen durch, bevor du entscheidest. Morgen kannst du damit anfangen: Umsatz pro Monat, der an der Rolle hängt, und realistische Besetzungsdauer. Zwei Zahlen reichen für ein erstes Bild.

Quellen

• DDIM Marktstudie 2025, zusammengefasst bei beeInterim: Tagessätze und Bandbreite, 2025, https://beeinterim.eu/2025/04/ddim-marktstudie-2025/
• Interim Management im DACH-Markt, Meta-Analyse der Verbandsstudien (DDIM, AIMP, Heuse), Komor Interim, 2025, https://komor.de/interim-management-2025/
• Interim Management Report 2025, DDIM, 2025, https://ddim.de/studie/interim-management-report-2025-zahlen-trends-perspektiven/
• Die Kosten einer Fehlbesetzung, Robert Half, 2026, https://www.roberthalf.com/de/de/insights/recruiting-tipps/die-kosten-einer-fehlbesetzung-fakten-und-folgen-fuer-unternehmen
• Wie hoch sind die Kosten einer Fehleinstellung?, Marcus K. Reif, 2025, https://www.reif.org/blog/wie-hoch-sind-die-kosten-einer-fehleinstellung/